Cosa bisogna considerare quando si lavora da remoto?

[guest post di Federico Tomassetti]

Per me le componenti essenziali per un buon rapporto di lavoro da remoto sono due: la comunicazione e l’organizzazione.

Per ogni progetto in cui lavoro da remoto uso questi strumenti:

  • un sistema di gestione delle attività che sia accessibile a me e al cliente. Ultimamente uso Trello e organizzo le attività in tre liste: cose da fare, attività in corso di svolgimento e finite. Il cliente può in ogni modo vedere a colpo d’occhio come il progetto stia procedendo
  • una e-mail riassuntiva inviata ogni giorno. Questa e-mail contiene sempre un elenco delle cose fatte quel giorno, di cosa si intenda fare il giorno successivo ed eventuali problemi incontrati.

Comunicazione

La comunicazione è fondamentale per costruire un clima di fiducia da parte del manager: gli da la possibilità di avere accesso allo stato aggiornato di avanzamento del progetto, di eventuali problemi e di verificare che la direzione sia quella corretta.

Proprio riguardo ai problemi credo sia fondamentale comunicare in maniera tempestiva quali sono le difficoltà incontrate nel corso del progetto. Quando si lavora da remoto il cliente avverte di avere meno controllo quindi è più sensibile alle sorprese perchè rafforzano questa sensazione negativa. Per combatterla credo che sia necessario sempre indicare immediatemente i problemi. Un bravo professionista poi accompagnerà questi problemi con una lista di azioni che pensa di intraprendere per affrontarli e una valutazione dell’impatto che potrebbero avere sul progetto.

Ad esempio un problema tipico in una grande azienda è la mancata risposta da parte di un altro team. In questo caso nel mio riassunto quotidiano potrei scrivere:

    In mancanza di una risposta da Xyz riguardo Abc domani sospenderò il lavoro su Abc e porterò avanti Def invece. Conto di finirlo entro un paio di giorni per cui se Xyz risponde entro venerdì non dovrebbero esserci ritardi.

In questo modo il manager ha una visione di cosa stia succedendo e può decidere di intervenire sollecitando Xyz affinchè risponda. Questo è uno scenario migliore che scoprire il venerdì che ci sarà un ritardo nel progetto. Non sorprendete il manager o il cliente quando lavorate da remoto.

Organizzazione

L’organizzazione è fondamentale per poter lavorare in maniera indipendente: quando non si ha il collega o il superiore seduti a fianco bisogna saper prendere decisioni sulla base degli obiettivi che ci sono stati assegnati.

Dirò una cosa ovvia: per poter prendere decisioni sulla base degli obiettivi bisogna aver chiaro quali siano questi obiettivi e quali sia la loro importanza relativa, cioè quale obiettivo è più importante di un altro.

Questo é un lavoro che va fatto con il cliente o il superiore. Ora, difficilmente un lavoratore può imporre un certo modo di lavorare a chi lo ha assunto ma credo sia possibile proporre e mostrare il valore di uno strumento. Personalmente cerco di organizzare i miei task usandro vari strumenti di tracking e quando invariabilmente mi viene posta una domanda la cui risposta era disponibile nello strumento lo indico. In questo modo spesso il valore dello strumento viene compreso e l’altra parte inizia a consultarlo e talvolta anche ad utilizzarlo.

Prendiamo ad esempio Trello e questa board che descrive il progetto per la realizzazione di un sito.

trello

Guardando questa board il cliente può vedere che:

  • la scelta del framework é stata effettuata: magari la card può contenere un commento che spiega come la scelta sia stata effettuata
  • il consulente sta lavorando alla preparazione dello scheletro del progetto
  • quali sono i task che verranno effettuati nella prima version (Todo – Fase 1) e quali successivamente. Può anche vedere in quale ordine verranno effettuati.

La cosa importante è che il cliente possa rispondere a tutte queste domande anche se voi non foste raggiungibili. Inoltre ha una visione chiara di quale sia lo stato di avanzamento del lavoro e può valutare dei cambiamenti nelle priorità: magari il SEO per lui è più importante della pagina dei contatti per cui potrebbe muovere i task da una fase ad un altra.

Lo stesso strumento è importante per me per valutare cosa fare quando c’è un imprevisto: se per qualche motivo sono bloccato su un task posso vedere subito su quali altri ha senso iniziare a lavorare.

Conclusioni

Comunicazione e organizzazione sono fondamentali ovunque si lavori: in ufficio o da remoto. Però è vero che il lavoratore da remoto ha il dovere di rendere più visibile il suo progresso perchè in qualche modo il suo datore di lavoro “non lo vede lavorare” o non gli può chiedere come stiano andando le cose alla macchinetta del caffè. Allo stesso modo gli imprevisti capitano e bisogna saper reagire senza avere a tiro di voce il proprio superiore, per cui le bisogna avere delle basi condivise su cui prendere queste decisioni: per me il punto centrale è il sistema di tracking.

In conclusione credo che un lavoratore da remoto sia più spinto ad essere un po’ più professionale e in questo modo stimolare chi lavora con lui, magari dall’ufficio.

 

Mi farebbe molto piacere se voleste seguire il mio blog (in inglese): http://tomassetti.me/

Se poi siete alla ricerca di un ingegnere informatico che possa seguire da remoto i vostri progetti potete leggere qui come ingaggiarmi.

 

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